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电子发票取得、查询、报销、入账、归档实操




实行无纸化,那电子发票必然会成为“顶梁柱”!与传统纸质发票相比,电子发票有哪些好处呢?

一、流程大幅简化
尽管全电发票已经在全国范围内开展受票试点工作,但很多企业还是没能享受到政策便利。
在实际报销时,仍旧需要打印电子发票后再走报销流程,并且还要将电子发票的原始凭证保存归档,甚至还要查验真伪…
复杂且繁琐的流程,导致很多人都觉得全电发票报销费劲,甚至还不如直接用纸质发票!
而一旦电子发票真正实现无纸化报销、入账、归档、存储,这些流程都将大幅简化,甚至只要在点点鼠标就可以批量操作!

二、便利快捷
想象一下:发票数据文件自动发送至开票方和受票方的税务数字账户、可以对各类发票数据进行自动归集、可以通过电子发票服务平台标记发票入账标识,避免重复入账、自动交付全电发票……
简单、快捷、高效、少错,想想就爽到不行!

三、成本降低
假设纸张、油墨等耗材的成本是平均1.6元/张,一个企业每年报销5000张发票,那就是8000元!再加上人工成本、管理成本、库存成本和交付成本……

四、安全性提高
随手翻翻税务局的处罚公示,每天有多少公司因为丢失发票而被处罚?
根据《中华人民共和国发票管理办法》第三十五条第九项规定:违反本办法的规定,有下列情形之一的,由税务机关责令改正,可以处1万元以下的罚款;有违法所得的予以没收:(九)未按照规定存放和保管发票的;
第三十六条第二款:跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票,以及携带、邮寄或者运输空白发票出入境的,由税务机关责令改正,可以处1万元以下的罚款;情节严重的,处1万元以上3万元以下的罚款;有违法所得的予以没收;丢失发票或者擅自损毁发票的,依照前款规定处罚。

五、电子发票怎么接收、查验、入账和归档?
既然电子发票有这么多好处,又临近年底开票量猛增的时候,该怎么正确的接收、查验、入账和归档呢?
1、取得发票和确认
纳税人可以使用各地“增值税发票综合服务平台”,进入“税务数字账户模块”,通过筛选,可以查询接收通过电子发票服务平台开具的发票。此外,也可取得销售方以电子邮件、二维码等方式交付的全电发票。
2、全电发票查验途径
单位和个人可以通过全国增值税发票查验平台查验全电发票信息。
(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)
可以手动输入发票代码及发票号码等基本信息,也可以直接导入。
3、发票入账
单位收到的凭证确属电子会计凭证的,无论是否收到电子会计凭证的纸质打印件,均应当主动向开票单位索取电子格式的会计凭证。
同时,在进行会计处理时,使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件,即必须保存OFD源文件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档。
4、发票报销归档
纳税人以全电发票报销入账归档的,按照财政和档案部门的相关规定执行。根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)第三条至第五条的规定:
纳税人以电子发票(含电子专票和电子普票)报销入账归档的,应当按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》的相关规定执行。
第一,纳税人可以根据《通知》第三条的规定,仅使用电子发票进行报销入账归档。
第二,电子发票与纸质发票具有同等法律效力,按照《通知》第五条的规定,纳税人取得的电子发票,可不再另以纸质形式保存。
第三,纳税人如果需要以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的,应当根据《通知》第四条的规定,同时保存打印该纸质件的电子发票。
(来源:税务经理人)


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